Une erreur sur votre paie au Département du Pas-de-Calais : que faire, avec qui

Un écart sur votre paie n’est pas toujours une erreur. Et vous n’avez pas à rester seul : montrez votre bulletin à un délégué FSU. Cette page dit comment faire, étape par étape.

Un écart peut venir d’une situation particulière : temps partiel, absence non payée, changement d’échelon en cours de mois. Il peut aussi venir d’un rappel ou d’une reprise sur un mois précédent.

Le service de paie peut vous donner une explication. La FSU peut vous donner la règle. Et la règle n’est pas toujours bien appliquée.

1. Passer son bulletin au vérificateur de paie

Le vérificateur de fiches de paie de la FSU, dans sa version pour les agents du Département, est gratuit et sans compte. Vous ajoutez votre bulletin en PDF ou en photo. Il compare ses lignes aux règles du Département.

C’est conseillé, jamais obligatoire. Vous pouvez contacter un délégué FSU directement, sans passer par l’outil.

Le PDF d’origine du Département, quand l’outil le reconnaît, est lu sur votre appareil, sans envoi du document. Le nom, l’adresse et l’IBAN ne sont pas lus. Les lignes de paie, le grade, le métier, l’échelon et les jours sont envoyés pour le calcul. Avec une photo, vous masquez vos données personnelles avant l’envoi.

Quand le bulletin le permet, l’outil contrôle notamment l’IFSE, les primes de fonction, la mutuelle, la prévoyance et le traitement. La liste est plus bas.

Le rapport classe chaque point : « correspond à notre calcul », « écart possible » ou « point à vérifier ». Un écart possible n’est pas un verdict.

Ce que l’outil ne contrôle pas

• Il lit un seul bulletin. Un écart ce mois-ci ne dit rien des mois précédents, ni d’une régularisation à venir.
• Il ne voit ni vos arrêtés, ni les dates de vos arrêts maladie, ni votre autorisation de temps partiel.
• Un montant qui correspond ne prouve pas que toutes les conditions d’une prime sont remplies. Cela dépend de votre poste.
• Il ne dit pas si votre poste ouvre droit à une prime de fonction. Il faut exercer réellement la fonction, et qu’elle figure dans votre fiche de poste.

2. Montrer son bulletin à un délégué FSU

Un délégué connaît les règles du Département et les compare avec ce qui vous a été versé. Montrez-lui votre bulletin avant d’écrire au service de paie.

Comment le contacter

• Sans l’outil : par la page Contact de la FSU Territoriale 62.
• Depuis le rapport du vérificateur : par le formulaire « Être recontacté par la FSU ». Un délégué lit votre demande et vous recontacte pour en parler avec vous.

Vous cochez une case d’accord. La FSU reçoit alors vos coordonnées, votre grade, votre échelon, le mois du bulletin et les points relevés par le rapport. Des jours d’arrêt peuvent y figurer. Le bulletin lui-même n’est pas joint.

Votre demande est envoyée par courriel à la FSU. Le site n’en garde pas le contenu.

Envoyez votre demande, et téléchargez le récapitulatif à garder ou à montrer à un délégué, juste après la vérification. Si l’outil indique que le rapport a expiré, relancez la vérification ou passez par la page Contact.

Ce qu’il est utile d’apporter

• le bulletin du mois, et ceux des mois voisins : une correction arrive souvent le mois suivant ;
• les arrêtés : avancement d’échelon ou de grade, temps partiel, NBI, attribution de primes, et le contrat avec ses avenants si vous êtes contractuel ;
• pour une prime de fonction, la fiche de poste et l’arrêté d’attribution, ou le contrat ;
• pour un arrêt maladie, les dates des arrêts ;
• le récapitulatif du vérificateur, si vous l’avez téléchargé.

3. Ce que le délégué fait avec vous

• Il compare votre bulletin avec la règle : les textes nationaux et les règles du Département.
• Il regarde si l’écart s’explique par votre situation.
• Si l’écart ne s’explique pas, il prépare avec vous une demande écrite à l’employeur. D’abord une demande d’explication. Puis, si une somme semble due, une demande écrite de paiement.

Un délégué FSU peut vous accompagner dans vos démarches.

Si vous êtes contractuel, voyez un délégué FSU avant toute demande écrite de paiement : certaines règles de recours diffèrent.

Montrer votre bulletin à un délégué n’arrête aucun délai. Une demande orale, ou un appel au service de paie, non plus. Il faut une réclamation écrite qui porte sur la somme, avec une preuve de réception.

Si une échéance approche, par exemple le 31 décembre, n’attendez pas un rendez-vous : dites-le dès le premier contact.

Les deux délais à connaître

Une somme non versée : quatre ans

Une somme qui aurait dû vous être versée peut être demandée pendant quatre ans. Ce délai se compte à partir du 1er janvier de l’année suivante. Pour une paie, l’année qui compte est en principe celle du travail qui aurait dû être payé.

Exemple, sans interruption du délai ni situation particulière : une somme due en 2022 peut être demandée jusqu’au 31 décembre 2026. Une somme due en 2023, jusqu’au 31 décembre 2027.

Une demande orale n’interrompt pas ce délai : il faut un écrit. Une simple demande d’explication ne suffit pas toujours. Si une somme vous semble due, préparez avec un délégué une demande écrite de paiement, et gardez une preuve de réception.

Une demande écrite de paiement fait courir des délais courts. Un refus peut devenir définitif avant la fin des quatre ans. Préparez donc cette demande avec un délégué FSU.

Si l’erreur vient d’un arrêté (classement, échelon, grade), les délais peuvent se compter autrement. Montrez l’arrêté à un délégué FSU.

Dans certains cas, ce délai ne court pas ou repart : notre page sur les erreurs de paie dans la fonction publique l’explique.

Une somme versée en trop : deux ans en principe

Pour une somme versée en trop, votre employeur a en principe deux ans pour la réclamer. Ce délai part du premier jour du mois qui suit la mise en paiement. Il se compte paie par paie.

Il y a des exceptions. Notamment quand le trop-perçu vient d’un changement de votre situation personnelle ou familiale que vous n’avez pas signalé, ou d’une information inexacte sur cette situation.

Un courrier de votre employeur qui annonce qu’il va réclamer la somme peut interrompre ce délai. Gardez-le, avec la date où vous l’avez reçu.

Pour le reste

Lisez notre page Erreur sur votre fiche de paie dans la fonction publique : que faire, dans quels délais. Elle explique ce qui interrompt un délai, ce que l’employeur peut retenir et les étapes si le désaccord dure. Elle donne un modèle de message.

Les écarts que le vérificateur sait repérer

Un écart ne veut pas toujours dire une erreur.

• Votre IFSE ne correspond pas au montant prévu pour votre grade. Si vous encadrez, un délégué peut comparer le niveau retenu avec votre poste. Voir la page IFSE au Département.
• Une prime de fonction qui pourrait concerner votre métier manque, ou son montant diffère. Une ligne « ISF » est une prime de fonction, liée au métier ou à la fonction exercée, pas au grade.
• La part du Département sur votre mutuelle n’est pas la moitié de votre cotisation. Voir la page mutuelle du Département.
• La cotisation de prévoyance, ou la part du Département, ne correspond pas au barème.
• Pendant un arrêt maladie, la baisse de votre traitement ou de vos primes ne correspond pas aux jours d’arrêt. Voir les indemnités en arrêt maladie.
• Votre traitement ne correspond pas à votre indice et à votre temps de travail. Voir la page traitement indiciaire.

Dans tous ces cas, le premier geste est le même : montrez votre bulletin à un délégué FSU. Vous pouvez d’abord le passer au vérificateur de paie, puis contacter la FSU Territoriale 62.

Les textes de référence

• Loi n° 68-1250 du 31 décembre 1968 relative à la prescription des créances sur l’État, les départements, les communes et les établissements publics : articles 1er à 3.
• Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000, article 37-1 : remboursement des sommes versées à tort. Conseil d’État, avis du 31 mars 2017, n° 405797.