Entretien professionnel annuel dans la fonction publique territoriale : déroulement, compte rendu et recours

Chaque année, votre supérieur hiérarchique direct doit vous recevoir pour un entretien professionnel : bilan de l’année, objectifs, formations, projet d’évolution. Il en rédige un compte rendu, avec une appréciation de votre valeur professionnelle. Ce compte rendu pèse ensuite sur vos promotions. Vous pouvez y ajouter vos observations et, si vous n’êtes pas d’accord, en demander la révision dans un délai de quinze jours francs.

L’entretien professionnel des fonctionnaires territoriaux est organisé par le décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014. Celui des agents contractuels suit des règles très proches, fixées par l’article 1-3 du décret n° 88-145.

Qui a droit à un entretien professionnel ?

• Les fonctionnaires, dans tous les cadres d’emplois : l’entretien est annuel et donne lieu à un compte rendu (article 2 du décret n° 2014-1526).
• Les agents contractuels recrutés sur un emploi permanent en CDI, ou en CDD de plus d’un an, y compris en contrat de projet (article 1-3 du décret n° 88-145).

L’entretien est conduit par votre supérieur hiérarchique direct, c’est-à-dire la personne qui encadre votre travail au quotidien, et non par le service des ressources humaines.

Comment se déroule l’entretien ?

Vous devez être convoqué au moins huit jours avant. La convocation est accompagnée de votre fiche de poste et d’un exemplaire de la fiche d’entretien qui servira de base au compte rendu (article 6 du décret n° 2014-1526).

L’entretien porte principalement sur (article 3) :

• vos résultats de l’année, au regard des objectifs fixés et des conditions de fonctionnement du service ;
• vos objectifs pour l’année à venir ;
• votre manière de servir et les acquis de votre expérience ;
• le cas échéant, vos capacités d’encadrement ;
• vos besoins de formation, y compris les formations obligatoires ;
• vos perspectives d’évolution, en termes de carrière et de mobilité.

Vous êtes aussi invité à donner votre avis sur l’évolution de votre poste et le fonctionnement du service.

Une règle protège les agents bloqués : si vous êtes au dernier échelon de votre grade depuis au moins trois ans au 31 décembre de l’année évaluée, et que vous n’avez obtenu ce grade ni par avancement, ni par concours, ni par promotion interne, vos perspectives d’accès au grade supérieur doivent être abordées. Elles font l’objet d’une appréciation particulière dans le compte rendu, portée à la connaissance de la commission administrative paritaire.

Sur quels critères êtes-vous évalué ?

Les critères sont fixés par votre collectivité, après avis du comité social territorial. Ils dépendent de vos tâches et de votre niveau de responsabilité, et portent notamment sur (article 4) :

• vos résultats professionnels et la réalisation des objectifs ;
• vos compétences professionnelles et techniques ;
• vos qualités relationnelles ;
• votre capacité d’encadrement ou d’expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d’un niveau supérieur.

Le compte rendu comporte une appréciation générale rédigée, qui exprime votre valeur professionnelle au regard de ces critères (article 5). Il n’y a plus de note chiffrée.

Le compte rendu, étape par étape

1. Il vous est notifié dans les quinze jours au plus après l’entretien.

2. Vous pouvez le compléter par vos observations, sur la conduite de l’entretien ou sur les sujets abordés.

3. Vous le signez, puis le renvoyez à votre supérieur. Signer ne veut pas dire que vous êtes d’accord : la signature atteste seulement que vous en avez pris connaissance.

4. Le compte rendu est visé par l’autorité territoriale, versé à votre dossier et communiqué à vous. Si votre collectivité est affiliée au centre de gestion, une copie lui est transmise.

Vos observations restent jointes au compte rendu. Écrivez-les calmement et précisément : elles seront lues par ceux qui décideront de vos promotions.

Pourquoi le compte rendu compte

Pour établir le tableau d’avancement de grade et la liste d’aptitude de promotion interne, votre valeur professionnelle est appréciée en tenant compte notamment de vos comptes rendus d’entretien et des propositions motivées de votre chef de service (article 8 du décret n° 2014-1526). Les agents sont ensuite classés par ordre de mérite, l’ancienneté dans le grade départageant ceux dont le mérite est jugé égal. Les critères de choix sont précisés par les lignes directrices de gestion : celles de votre employeur pour l’avancement de grade, celles du centre de gestion pour la promotion interne si votre collectivité lui est affiliée.

Dans beaucoup de collectivités, le compte rendu sert aussi à fixer le complément indemnitaire annuel (CIA), selon les règles de la délibération sur le régime indemnitaire. En revanche, l’avancement d’échelon se fait à l’ancienneté : l’entretien ne le ralentit ni ne l’accélère.

C’est donc le bon moment pour faire inscrire votre souhait d’évolution : passer au grade supérieur, préparer un examen professionnel, être proposé à la promotion interne, suivre une formation.

Contester le compte rendu

La procédure se fait en deux temps (article 7 du décret n° 2014-1526) :

1. La demande de révision auprès de l’autorité territoriale, dans les quinze jours francs qui suivent la notification du compte rendu. L’autorité a quinze jours, à compter de la réception de votre demande, pour vous répondre.

2. La saisine de la commission administrative paritaire, dans le mois qui suit la date où la réponse de l’autorité vous a été notifiée. La commission peut proposer de modifier le compte rendu. Elle ne peut être saisie que si vous avez d’abord demandé la révision.

Les contractuels suivent la même procédure, avec deux différences : l’employeur dispose de quinze jours francs pour répondre, et c’est la commission consultative paritaire qui est saisie.

Le délai de quinze jours francs est court : ne laissez pas passer le compte rendu en pensant régler le désaccord plus tard. Par prudence, comptez les jours dès que le compte rendu vous est remis pour signature.

Modèle de lettre : demander la révision du compte rendu d’entretien professionnel

[Prénom Nom]
[Grade ou emploi], [service]
[Adresse]

À l’attention de [Madame la Maire / Monsieur le Président], [nom de la collectivité]

[Lieu], le [date]

Objet : demande de révision du compte rendu de mon entretien professionnel au titre de l’année [année]

[Madame la Maire / Monsieur le Président],

Le compte rendu de mon entretien professionnel du [date de l’entretien] m’a été notifié le [date de notification].

En application de [l’article 7 du décret n° 2014-1526 du 16 décembre 2014 / l’article 1-3 du décret n° 88-145 du 15 février 1988], je vous demande la révision de ce compte rendu sur les points suivants :

[Point 1 : passage contesté, puis les faits précis qui le contredisent, par exemple objectifs atteints, charge de travail, absence de moyens.]

[Point 2 : idem.]

Je vous demande en conséquence de modifier [l’appréciation générale / tel passage] de la façon suivante : [proposition de rédaction].

Je vous prie d’agréer, [Madame la Maire / Monsieur le Président], l’expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Envoyez ce courrier par lettre recommandée avec accusé de réception ou remettez-le contre récépissé, et gardez une copie. Joignez les pièces qui appuient vos arguments.

FAQ : l’entretien professionnel

Dois-je signer le compte rendu si je ne suis pas d’accord ?

Oui, signez : la signature atteste seulement que vous en avez pris connaissance. Ajoutez vos observations, puis demandez la révision dans les quinze jours francs si le désaccord est important.

Mon employeur ne m’a pas fait passer d’entretien cette année : que faire ?

L’entretien est annuel et obligatoire (article 2 du décret n° 2014-1526). Demandez-le par écrit à votre supérieur hiérarchique ou au service des ressources humaines, surtout si vous remplissez les conditions pour une promotion : votre valeur professionnelle est appréciée à partir des comptes rendus.

Puis-je être accompagné pendant l’entretien ?

Le décret ne prévoit pas d’accompagnement : l’entretien se fait entre vous et votre supérieur hiérarchique direct. En revanche, vous pouvez vous faire aider pour le préparer, pour rédiger vos observations et pour demander la révision.

Comment bien préparer l’entretien ?

Relisez votre fiche de poste et le compte rendu de l’an dernier. Notez vos réalisations, les difficultés rencontrées et leurs causes, les formations que vous voulez suivre et votre souhait d’évolution. Si la fiche de poste ne correspond plus à ce que vous faites, dites-le : c’est aussi l’objet de l’entretien.

Faites-vous accompagner

Un compte rendu injuste peut vous coûter une promotion pendant des années. La FSU Territoriale du Pas-de-Calais vous aide à préparer l’entretien, à rédiger vos observations et à demander la révision dans les délais.

Contactez la FSU Territoriale du Pas-de-Calais ou adhérez pour être accompagné.