Frais de déplacement en collège : l’application GDF remplace le papier, le point et nos conseils FSU

Fini le casse-tête des formulaires papier au format A3, des signatures manuelles à la chaîne et des calculs laborieux d’indemnités kilométriques : depuis cette rentrée de septembre, le Conseil départemental du Pas-de-Calais ouvre l’application GDF (Gestion des Déplacements et des Frais) aux agents des collèges. La FSU Territoriale 62 fait le point sur ce nouveau dispositif, son calendrier et les revendications très concrètes que nous portons pour les personnels.

Ce qui change avec l’application GDF

Jusqu’alors, déclarer ses déplacements professionnels en collège relevait du parcours du combattant : imprimer une grande feuille A3, calculer manuellement les distances selon la puissance fiscale du véhicule personnel, joindre les justificatifs, faire signer le document par la direction, puis le scanner et l’envoyer aux services du Département.

Avec l’application en ligne GDF, la procédure est désormais entièrement dématérialisée :

• Saisie en quelques clics : vous pouvez enregistrer directement vos ordres de mission et renseigner vos frais kilométriques, vos tickets de péage et vos frais de restauration.
• Calculs automatiques : le barème kilométrique et les montants d’indemnisation sont automatiquement calculés par l’application selon votre situation et les barèmes en vigueur.
• Validation locale : les secrétaires généraux (SG) de collège disposent eux aussi d’un accès à GDF pour viser et valider les états de frais directement dans l’outil.
• Remboursement accéléré : les dossiers validés sont transmis de manière automatisée à la mission Pilotage budgétaire et financier de la DRH, avec pour promesse un traitement et une mise en paiement plus rapides.

Calendrier impératif : le papier disparaît fin 2026

Attention à la date limite : la collectivité a d’ores et déjà fixé l’échéance. La déclaration des frais sur formulaire papier sera définitivement arrêtée à la fin de cette année civile. À compter de janvier, l’utilisation de GDF deviendra la seule et unique voie pour obtenir le remboursement de vos déplacements professionnels.

Quatre vidéos tutos pour vous familiariser avec l’outil

Afin d’accompagner la prise en main de l’application, quatre modules vidéos de formation ont été mis à disposition sur l’extranet départemental :

1. Vidéo « Préalables » (7 min 45 s) : rappelle les fondamentaux réglementaires (distinction entre mission et stage, rôle de l’ordre de mission préalable, assiette de calcul des frais et modalités de remboursement).
2. Vidéo « Tuto 1 : Déclarer un frais de déplacement sur GDF » (9 min 53 s) : pas-à-pas pour les déplacements simples avec frais kilométriques uniquement.
3. Vidéo « Tuto 2 : Déplacement avec péage et restauration » (9 min 31 s) : déclaration complète intégrant la dépose numérique des justificatifs de péage et de repas.
4. Vidéo « Outil de validation pour les secrétaires généraux » (6 min 37 s) : guide à l’attention des gestionnaires pour le contrôle et le visa des demandes.

Pour toute difficulté ou question relative au fonctionnement de l’application et à la gestion de vos frais, la collectivité a mis en place une adresse dédiée : drh.deplacements.frais@pasdecalais.fr.

Les exigences et points de vigilance de la FSU Territoriale

Si la FSU se félicite de la suppression d’une paperasserie désuète et de la perspective d’un remboursement plus rapide, la dématérialisation ne doit pas se faire au détriment des conditions de travail des agents. Sur le terrain, la réalité est souvent bien différente des discours institutionnels :

1. Un PC pour les ATTEE dans chaque collège : où en est-on ?

En principe, chaque collège doit disposer d’un poste informatique dédié aux agents techniques (ATTEE). Dans les faits, nous constatons que dans plusieurs établissements, ce poste n’est toujours pas installé, se trouve dans un local fermé à clé ou est tout simplement hors d’usage.

La règle est claire : ces démarches administratives doivent être effectuées sur le temps de travail et sur du matériel professionnel. En aucun cas un agent ne doit être contraint d’utiliser son ordinateur personnel ou son smartphone le soir chez lui. Si dans votre collège le PC ATTEE n’est pas installé ou est inaccessible, signalez-le nous immédiatement !

2. La galère des connexions : la FSU réclame un vrai VPN départemental dans chaque collège

C’est une aberration quotidienne : les PC dans les collèges ne sont pas reliés directement au réseau informatique du Département. Résultat, pour un agent qui souhaite accéder à ses outils :

• Il faut d’abord saisir un premier identifiant et mot de passe pour ouvrir la session locale du PC ;
• Puis ouvrir le navigateur et renseigner un deuxième identifiant et mot de passe pour se connecter à l’extranet du CD62 ;
• Et enfin franchir l’étape de la double authentification (2FA), souvent très contraignante quand le téléphone n’est pas à portée de main au travail.

Les agents des collèges ne sont pas des agents départementaux de seconde zone ! La FSU Territoriale 62 réclame une connexion directe au réseau du Département à travers un VPN déployé dans chaque collège. Cela permettrait à chaque collègue d’ouvrir une véritable session connectée au réseau CD62, avec une authentification unique et un accès fluide à ses applications professionnelles, exactement comme n’importe quel agent en poste à l’Hôtel du Département ou en Maison du Département.

3. Deux rappels indispensables : ordre de mission et délais de paiement

• L’ordre de mission préalable reste obligatoire : Ne vous déplacez jamais (réunion, formation CNFPT, renfort dans un autre établissement) sans un ordre de mission validé avant votre départ. C’est votre seule garantie juridique en cas d’accident de trajet ou de service, et le préalable incontournable pour être remboursé.
• Des délais de remboursement qui doivent être tenus : Les agents de catégorie C avancent le carburant et les péages sur leur salaire. Face au coût de la vie, la FSU sera particulièrement attentive à ce que la dématérialisation raccourcisse réellement les délais de paiement et ne crée pas de blocages administratifs.

Un problème dans votre collège ? Pas d’ordinateur ou un retard de frais ?
Ne restez pas seul(e). Les délégués de la FSU Territoriale du Conseil départemental du Pas-de-Calais sont à votre disposition. Contactez la section FSU CD62 pour faire remonter toute anomalie matérielle ou tout dysfonctionnement.